Overview
เกี่ยวกับระบบนี้
ระบบวัสดุสิ้นเปลือง (OC System) ใช้สำหรับจัดการตั้งแต่ การขอเบิก/ขอซื้อวัสดุ การ ตรวจสอบ–อนุมัติ–จ่ายของ ไปจนถึง การสั่งซื้อจากผู้จำหน่าย (PO), การ รับสินค้าเข้าสต็อก (GRN) และ รายงานสินค้าคงเหลือ ทั้งหมดอยู่ในระบบเดียว
คู่มือนี้แบ่งเนื้อหาตามลำดับการใช้งานจริง: เริ่มจาก ตั้งค่าระบบ (ทำครั้งแรกหลังติดตั้ง หรือเมื่อข้อมูลบริษัทเปลี่ยน) ต่อด้วย งานประจำวัน (เบิก/ซื้อ/รับสินค้า) และปิดท้ายด้วย รายงาน สำหรับตรวจสอบและสรุปผล
หมายเหตุเรื่องภาพประกอบ: คู่มือนี้ใช้ แผนภาพ (diagram) แสดงขั้นตอนการทำงานแทน
ภาพหน้าจอจริง เนื่องจากแต่ละบริษัทที่ติดตั้งระบบจะมีโลโก้และสีธีมต่างกัน
(ตั้งค่าได้ที่ "ตั้งค่าระบบ > ข้อมูลบริษัท") — ชื่อเมนู ปุ่ม และลำดับขั้นตอนในคู่มือ
ตรงกับหน้าจอจริงทุกประการ
Getting Started
1. เริ่มต้นใช้งาน
เข้าสู่ระบบ (Login)
- เปิดเบราว์เซอร์ไปที่ URL ของระบบที่ผู้ดูแลระบบแจ้งให้ (เช่น
http://<server-ip>/) - กรอก Username และ Password ที่มุมขวาบนของหน้าจอ
- กดปุ่ม เข้าสู่ระบบ
ครั้งแรกหลังติดตั้ง: ใช้บัญชี
admin / admin123 แล้วไปที่เมนู
โปรไฟล์ของฉัน เพื่อ เปลี่ยนรหัสผ่านทันที ก่อนเริ่มใช้งานจริง
โครงสร้างหน้าจอ
หลัง login เมนูด้านซ้ายจะแบ่งเป็น 3 กลุ่ม และจะแสดง/ซ่อนบางรายการตามสิทธิ์ของผู้ใช้:
| กลุ่มเมนู | รายการเมนู |
|---|---|
| งานประจำวัน | สร้างใบขอเบิก, รายการเอกสาร, ใบสั่งซื้อ (PO)*, รับเข้าสต็อก (manual)* |
| รายงาน | ภาพรวม (Dashboard), ฟอร์มพิมพ์, สินค้าคงเหลือ |
| ตั้งค่าระบบ | ทะเบียนวัสดุ, ผู้จำหน่าย*, จัดการผู้ใช้งาน**, ข้อมูลบริษัท**, โปรไฟล์ของฉัน |
* เฉพาะ role warehouse / admin ** เฉพาะ role admin
มุมขวาบน (Topbar) แสดงชื่อผู้ใช้ที่ login, สิทธิ์ (role) และปุ่ม ออกจากระบบ
บทบาทผู้ใช้งาน (Roles)
ผู้ดูแลระบบกำหนด role ให้แต่ละผู้ใช้ที่เมนู "จัดการผู้ใช้งาน" สิทธิ์การมองเห็น/ดำเนินการมีดังนี้:
| Role | คำอธิบาย | ทำได้เพิ่มจาก requester |
|---|---|---|
| requester | ผู้ขอเบิก/ขอซื้อทั่วไป — เห็นเฉพาะเอกสารของสาขาตนเอง | สร้างใบขอเบิก, ติดตามสถานะเอกสาร, แก้ไข/ยกเลิกเอกสารร่างของตัวเอง |
| manager | ผู้จัดการแผนก/สาขา — ตรวจสอบใบขอก่อนส่งอนุมัติ | + ตรวจสอบ (Check) เอกสารสถานะ "รอตรวจสอบ" และระบุจำนวนที่จะอนุมัติจ่ายต่อรายการ |
| approver | ผู้มีอำนาจอนุมัติ — อนุมัติทั้งใบขอเบิกและใบสั่งซื้อ (PO) | + อนุมัติ (Approve) เอกสารสถานะ "รออนุมัติ" และ PO สถานะ "รออนุมัติ" |
| warehouse | คลังสินค้า — จ่ายของจริง, ดูแลผู้จำหน่ายและ PO/GRN | + จ่ายของ (Issue), เมนู ใบสั่งซื้อ (PO), ผู้จำหน่าย, รับเข้าสต็อก (manual) |
| admin | ผู้ดูแลระบบ — ทำได้ทุกอย่างของทุก role | + เมนู จัดการผู้ใช้งาน และ ข้อมูลบริษัท |
Setup
2. ตั้งค่าระบบ
ส่วนนี้ทำครั้งแรกหลังติดตั้งระบบ และกลับมาแก้ไขได้ทุกเมื่อเมื่อข้อมูลเปลี่ยน (ที่อยู่บริษัทเปลี่ยน, พนักงานใหม่, ผู้จำหน่ายรายใหม่ ฯลฯ)
ข้อมูลบริษัท admin
กรอกข้อมูลบริษัทตามหลักภาษีมูลค่าเพิ่ม (ภ.พ.20) เพื่อให้แสดงบนหัวกระดาษเอกสารทุกฉบับโดยอัตโนมัติ:
| ฟิลด์ | คำอธิบาย |
|---|---|
| ชื่อบริษัท | ชื่อนิติบุคคลเต็ม เช่น "บริษัท ตัวอย่าง จำกัด (สำนักงานใหญ่)" |
| ที่อยู่ บรรทัด 1 / บรรทัด 2 | ที่อยู่สำนักงาน แบ่ง 2 บรรทัดตามรูปแบบเอกสารราชการ |
| เลขประจำตัวผู้เสียภาษี | เลข 13 หลักตาม ภ.พ.20 |
| เบอร์โทร | เบอร์ติดต่อสำนักงาน |
กดปุ่ม บันทึก — ข้อมูลจะไปแสดงอัตโนมัติที่:
- หัวกระดาษ "ใบขอเบิก/ขอซื้อ/ขอสร้างรหัส" (หน้า สร้างใบขอเบิก และ ฟอร์มพิมพ์)
- หัวกระดาษและผู้ซื้อในใบสั่งซื้อ (PO)
- ที่อยู่จัดส่งในใบสั่งซื้อ (PO)
ตั้งครั้งเดียวพอ: หลังบันทึกแล้ว ไม่ต้องไปแก้ไขข้อความในแต่ละแบบฟอร์มอีก
ระบบจะดึงค่าจากหน้านี้ไปแสดงให้ทุกครั้ง
โลโก้บริษัท admin
- ไปที่เมนู ฟอร์มพิมพ์
- กดปุ่ม เปลี่ยนโลโก้ แล้วเลือกไฟล์ภาพ (JPG/PNG)
- โลโก้จะแสดงที่หัวกระดาษเอกสารทุกฉบับ และที่แถบเมนูซ้าย (sidebar)
- ลบโลโก้ได้ด้วยปุ่ม ลบโลโก้
ทะเบียนวัสดุ
รายชื่อวัสดุสิ้นเปลืองทั้งหมดที่เปิดให้เบิก/สั่งซื้อในระบบ
- เพิ่ม/แก้ไขทีละรายการ: กรอกฟอร์มด้านบนตาราง (รหัสวัสดุ, ชื่อวัสดุ, หมวด, หน่วย, ราคา/หน่วย, ขั้นต่ำ, สเปค) แล้วกด เพิ่มวัสดุ หรือกด แก้ไข ในแต่ละแถวเพื่อแก้ข้อมูลเดิม
- นำเข้าจำนวนมาก (Excel): ดาวน์โหลด Template วัสดุ → กรอกข้อมูล → อัปโหลดกลับเข้าระบบ เหมาะกับการ Go-Live ครั้งแรกที่มีวัสดุหลายร้อยรายการ
ปุ่ม บัตรสต็อก ในแต่ละแถวของตาราง ใช้เปิดดูประวัติเข้า–ออกของวัสดุนั้น
(ดูรายละเอียดในหัวข้อ บัตรสต็อก (Stock Card))
ผู้จำหน่าย warehouse admin
ข้อมูลผู้จำหน่าย/ร้านค้าที่ใช้สั่งซื้อผ่านใบสั่งซื้อ (PO) กดปุ่ม + เพิ่มผู้จำหน่าย แล้วกรอก:
| ฟิลด์ | คำอธิบาย |
|---|---|
| รหัส / ชื่อบริษัท | รหัสอ้างอิงภายใน เช่น SUP-001 และชื่อนิติบุคคล |
| เลขผู้เสียภาษี / ที่อยู่ | ใช้แสดงบนใบสั่งซื้อ (PO) |
| ผู้ติดต่อ / โทรศัพท์ | บุคคลที่ติดต่อประสานงานสั่งซื้อ |
| เครดิต (วัน) | ระยะเวลาเครดิตการชำระเงิน — แสดงบน PO |
| ชำระโดย | เงินสด / เงินโอน / เช็ค — ถ้าเลือกโอนหรือเช็ค ให้กรอกธนาคาร/ชื่อบัญชี/เลขที่บัญชีเพิ่ม |
| สถานะ | ใช้งาน / ระงับ — ผู้จำหน่ายที่ระงับจะไม่แสดงในตัวเลือกตอนสร้าง PO |
นำเข้าผู้จำหน่ายจำนวนมากผ่าน Excel Template ได้เช่นเดียวกับทะเบียนวัสดุ
จัดการผู้ใช้งาน admin
กดปุ่ม + เพิ่มผู้ใช้งาน แล้วกรอก:
| ฟิลด์ | คำอธิบาย |
|---|---|
| ชื่อแสดง / Username / รหัสผ่าน | ใช้สำหรับ login — เว้นรหัสผ่านไว้ตอนแก้ไขถ้าไม่ต้องการเปลี่ยน |
| ตำแหน่ง | แสดงบนเอกสารที่ผู้ใช้นี้ลงชื่อ (เช่น "ผู้จัดการสาขา") |
| Role | requester / manager / approver / warehouse / admin (ดูสิทธิ์แต่ละ role ในหัวข้อ บทบาทผู้ใช้งาน) |
| สาขา | จำกัดให้ requester เห็นเฉพาะเอกสารของสาขานี้ |
| วัตถุประสงค์การเบิกใช้ | แผนก/หน่วยงานของผู้ใช้ — ใช้กรอกอัตโนมัติในใบขอเบิก |
| สถานะ | ใช้งาน / ระงับ — ผู้ใช้ที่ระงับจะ login ไม่ได้ |
โปรไฟล์ของฉัน ทุก role
- เปลี่ยนรหัสผ่าน: กรอกรหัสผ่านปัจจุบัน + รหัสผ่านใหม่ + ยืนยันรหัสผ่านใหม่ (อย่างน้อย 6 ตัวอักษร)
- ลายเซ็นดิจิทัล: อัปโหลดรูปลายเซ็น (JPG/PNG พื้นขาว ขนาดไม่เกิน 2MB) — ลายเซ็นนี้จะแสดงบนเอกสารในขั้นตอนที่ผู้ใช้คนนี้ ตรวจสอบ/อนุมัติ/จ่ายของ
สาขา / แผนก / หมวดหมู่วัสดุ
ข้อมูล สาขา, แผนก/วัตถุประสงค์การเบิกใช้ และ หมวดหมู่วัสดุ
จะถูกตั้งค่าเริ่มต้น (อย่างละ 1 รายการ) ไว้ตั้งแต่ขั้นตอนติดตั้งระบบ
หากต้องการ เพิ่ม/แก้ไขรายการเหล่านี้เพิ่มเติม (เช่น เพิ่มสาขาใหม่)
กรุณาติดต่อผู้ดูแลระบบ — ยังไม่มีหน้าจอแก้ไขโดยตรงในเวอร์ชันนี้
Daily Operations
3. งานประจำวัน
สร้างใบขอเบิก / ขอซื้อ / ขอสร้างรหัส
- เลือก ประเภทเอกสาร: "ขออนุมัติเบิก" / "ขออนุมัติซื้อ" / "ขอสร้างรหัสสินค้าใหม่"
- เลือก แผนก/สาขา, วันที่ และ วัตถุประสงค์การเบิกใช้
- กด เพิ่มบรรทัด เพื่อเพิ่มรายการสินค้าที่ต้องการ (รหัสสินค้า, ชื่อ/สเปค, จำนวน, หน่วยนับ, หมายเหตุ) — เพิ่มได้หลายบรรทัด
- กรอก หมายเหตุ เพิ่มเติมถ้ามี (เช่น เหตุผลการขอซื้อสินค้าใหม่)
- กด บันทึกใบขอเบิก — เอกสารจะถูกสร้างเป็นสถานะ "ร่าง" (DRAFT)
ก่อนบันทึก สามารถกดปุ่ม ดูฟอร์มพิมพ์ เพื่อดูตัวอย่างเอกสารพร้อมโลโก้/ข้อมูลบริษัทได้
เอกสารที่ยังเป็น "ร่าง" สามารถแก้ไขหรือลบได้อย่างเสรีจากเมนู
รายการเอกสาร — เมื่อกด "ส่งอนุมัติ" แล้วจะเข้าสู่ขั้นตอน Workflow (หัวข้อถัดไป)
Workflow อนุมัติใบขอเบิก
เอกสารทุกใบ (ขอเบิก/ขอซื้อ/ขอสร้างรหัส) ผ่าน 5 สถานะหลักตามลำดับ:
ร่างDRAFTผู้ขอเบิกสร้างเอกสาร
→
รอตรวจสอบSUBMITTEDManager ตรวจสอบ
→
รออนุมัติCHECKEDApprover อนุมัติ
→
อนุมัติแล้วAPPROVEDคลังสินค้าจ่ายของ
→
จ่ายแล้วISSUEDเสร็จสิ้น + หักสต็อก
↩
ตีกลับแก้ไข (REJECTED): Manager หรือ Approver กดปุ่ม "ตีกลับแก้ไข ✕"
เพื่อส่งเอกสารกลับไปให้ผู้ขอแก้ไข เอกสารจะกลับไปเป็นสถานะ "ร่าง" ให้แก้ไขและส่งใหม่ได้
✕
ยกเลิก (CANCELLED): ผู้ขอกดปุ่ม "✕ ยกเลิก" ได้เฉพาะตอนเอกสารยังเป็นสถานะ "ร่าง" เท่านั้น
ขั้นตอนตามบทบาท
| บทบาท | เห็นเอกสารสถานะ | การดำเนินการ |
|---|---|---|
| ผู้ขอเบิก | ร่าง (DRAFT) | กด ส่งอนุมัติ เพื่อส่งเข้าสู่ขั้นตอนตรวจสอบ หรือกด ✏ แก้ไข / ✕ ยกเลิก |
| Manager | รอตรวจสอบ (SUBMITTED) | กด ตรวจสอบ ✓ เปิดหน้าตรวจสอบ — ระบบแสดง ยอดคงเหลือสต็อก และจำนวนที่ขอ ให้ Manager ระบุ "อนุมัติจ่าย ★" ต่อรายการ (อาจปรับลดจากที่ขอได้ พร้อมระบุเหตุผลในคอลัมน์หมายเหตุ) แล้วกด ✓ ตรวจสอบและระบุจำนวนจ่าย หรือกด ตีกลับแก้ไข ✕ หากเอกสารผิดพลาด |
| Approver | รออนุมัติ (CHECKED) | กด อนุมัติ ✓ เปิดหน้ายืนยัน — แสดงจำนวนที่ Manager ระบุไว้ เทียบกับยอดคงเหลือ กด ✓ อนุมัติ เพื่อยืนยัน หรือ ตีกลับแก้ไข ✕ |
| คลังสินค้า | อนุมัติแล้ว (APPROVED) | กด จ่ายของ ✓ เปิดหน้าจ่ายของ — จำนวน "จ่ายจริง" เริ่มต้น = จำนวนที่ Manager อนุมัติ (แก้ไขได้ถ้าจ่ายจริงต่างไป) ต้องถ่ายรูปหลักฐานการจ่ายของ (บังคับ) แล้วกด ✓ ยืนยันจ่ายของ + บันทึก stock — ระบบจะหักสต็อกอัตโนมัติตามจำนวนที่จ่ายจริง |
เอกสาร "ขออนุมัติซื้อ" (PURCHASE): เมื่ออนุมัติแล้ว (APPROVED) คลังสินค้าจะเห็นปุ่มเพิ่ม
🛒 สร้าง PO สำหรับดึงรายการไปสร้างใบสั่งซื้อต่อได้ทันที
(ดูหัวข้อ ใบสั่งซื้อ (PO) และรับสินค้า (GRN))
ใช้ตัวกรอง สถานะ, ช่วงวันที่ และปุ่ม ล้าง filter / รีเฟรช เพื่อค้นหาเอกสารในตาราง "รายการเอกสาร" — และแท็บประเภท (ทั้งหมด / ขอเบิก / ขอซื้อ / ขอสร้างรหัส) เพื่อกรองตามประเภทเอกสาร
ใบสั่งซื้อ (PO) และรับสินค้า (GRN) warehouse admin
ร่างDRAFTคลังสร้าง PO
→
รออนุมัติSUBMITTEDคลังส่งอนุมัติ
→
อนุมัติแล้วAPPROVEDApprover อนุมัติ
→
ส่งให้ผู้จำหน่ายSENTคลังส่ง/พิมพ์ PO
→
รับบางส่วน / รับครบPARTIAL / RECEIVEDรับสินค้า (GRN) + เพิ่มสต็อก
↩
ตีกลับแก้ไข (REJECTED): Approver กด "ตีกลับแก้ไข ✕" — PO กลับเป็นสถานะ "ร่าง"
ให้คลังสินค้าแก้ไขและส่งอนุมัติใหม่ หรือกด ✕ ยกเลิก เพื่อยกเลิก PO
ขั้นตอนการทำงาน
- สร้าง PO: กด + สร้าง PO เลือก ผู้จำหน่าย, วันที่สั่งซื้อ/วันที่ต้องการ, สาขา, VAT % และส่วนลด (Rebate) ถ้ามี
- เพิ่มรายการสินค้า ได้ 2 วิธี:
- ดึงจากใบขอซื้อ: เลือกใบขอซื้อที่อนุมัติแล้วในช่อง "📋 ดึงรายการจากใบขอซื้อ" แล้วกด โหลดรายการ — ระบบจะดึงรายการสินค้ามาให้อัตโนมัติ
- เพิ่มเอง: กด + เพิ่มรายการ แล้วกรอกรหัส/ชื่อสินค้า, จำนวน, แถม, หน่วย, ราคา/หน่วย, ส่วนลด ทีละรายการ
- กด บันทึก PO → สถานะ "ร่าง"
- กด ส่งอนุมัติ → สถานะ "รออนุมัติ"
- Approver กด อนุมัติ ✓ → สถานะ "อนุมัติแล้ว" (หรือ ตีกลับแก้ไข ✕)
- คลังสินค้า กด ส่ง supplier → สถานะ "ส่งให้ผู้จำหน่าย" แล้วกด พิมพ์ เพื่อพิมพ์ใบ PO ส่งให้ผู้จำหน่าย
- เมื่อสินค้ามาส่ง: กด รับสินค้า เปิดฟอร์ม GRN — กรอก วันที่รับสินค้า และ "รับครั้งนี้" ต่อรายการ (เทียบกับ "สั่ง" และ "รับแล้ว") แล้วกด ยืนยันรับสินค้า + บันทึก stock
ระบบจะ เพิ่มสต็อกอัตโนมัติ ตามจำนวนที่รับในแต่ละครั้ง และเปลี่ยนสถานะ PO เป็น
"รับบางส่วน" (PARTIAL) ถ้ารับยังไม่ครบตามที่สั่ง หรือ "รับครบ" (RECEIVED)
เมื่อรับครบทุกรายการ — สามารถรับสินค้าได้หลายครั้งสำหรับ PO เดียวกัน
รับเข้า / ปรับยอดสต็อก warehouse admin
ใช้สำหรับการเข้า-ออกสต็อกที่ ไม่ได้มาจาก Workflow ใบขอเบิกหรือ PO มี 2 แท็บ:
| แท็บ | ใช้เมื่อ |
|---|---|
| ↓ รับเข้าสต็อก | รับวัสดุเข้าคลังที่ไม่ได้มาจาก PO เช่น รับโอนจากสาขาอื่น — เลือกวัสดุ, จำนวน, ราคา/หน่วย, สาขา และเลขอ้างอิง แล้วกด บันทึกรับเข้า |
| ⇅ ปรับยอดสต็อก (แก้ไขยอดผิด) | แก้ไขยอดให้ตรงกับความเป็นจริง — กรอกจำนวน + (บวก) เพื่อเพิ่ม หรือ - (ลบ) เพื่อลด พร้อมระบุเหตุผลในช่องเลขอ้างอิง/หมายเหตุทุกครั้ง (เช่น ของสูญหาย, เสียหาย, ยอดยกมาผิด) |
Reports
4. รายงาน
ภาพรวม (Dashboard)
- เลือก ปี และ เดือน แล้วกด รีเฟรช
- การ์ดสรุปด้านบนแสดง จำนวนสาขา, วัสดุในทะเบียน, เอกสารล่าสุด และ มูลค่าเบิก ตามช่วงที่เลือก
- ตาราง "สรุปตามสาขา" แสดงจำนวนและมูลค่าที่จ่ายออกแยกตามสาขา/เดือน
- ตาราง "Stock Balance" แสดงยอดคงเหลือปัจจุบันของแต่ละวัสดุ
- กดลิงก์ "Export Excel" เพื่อดาวน์โหลดรายงานการเบิกใช้ตามช่วงที่เลือกเป็นไฟล์ Excel
ฟอร์มพิมพ์เอกสาร
แสดงตัวอย่างฟอร์ม "ใบขอเบิก/ขอซื้อ/ขอสร้างรหัส" พร้อมโลโก้และข้อมูลบริษัทที่ตั้งค่าไว้ ก่อนสั่งพิมพ์จริง:
- 🖨 พิมพ์เอกสาร — เปิดหน้าต่างพิมพ์ของเบราว์เซอร์
- เปลี่ยนโลโก้ / ลบโลโก้ — จัดการโลโก้บริษัท (เหมือนในหัวข้อ โลโก้บริษัท)
สินค้าคงเหลือ / ใบตรวจนับสต็อก
- เลือก "ณ วันที่" และ "หมวด" (หรือเลือก "ทุกหมวด") แล้วติ๊ก "ซ่อนยอด 0" ได้ตามต้องการ
- กด โหลดรายงาน — ระบบจะแสดง ยอดคงเหลือตามระบบ ของวัสดุทุกรายการ ณ วันที่เลือก
- กรอกตัวเลขที่ "นับจริง" จากการตรวจนับหน้าคลังในแต่ละรายการ — คอลัมน์ "ผลต่าง" จะคำนวณให้อัตโนมัติ (นับจริง − ระบบ)
- หากพบผลต่าง ระบบจะแสดงสรุป "พบผลต่าง N รายการ" พร้อมปุ่ม ✓ สร้างรายการปรับทั้งหมด — กดเพื่อสร้างรายการ "ปรับยอดสต็อก (ADJUST)" ให้ตรงกับยอดที่นับได้จริงทุกรายการในครั้งเดียว
- ใช้ ⬇ Export Excel หรือ 🖨 พิมพ์ เพื่อจัดเก็บเป็นเอกสารใบตรวจนับสต็อก พร้อมช่องลงชื่อ ผู้ตรวจนับ / ผู้ตรวจสอบ / ผู้อนุมัติ
ปุ่ม "✓ สร้างรายการปรับทั้งหมด" จะ บันทึกผลการปรับยอดสต็อกจริง —
ควรตรวจนับให้ครบถ้วนและถูกต้องก่อนกดยืนยัน
บัตรสต็อก (Stock Card)
- การ์ดสรุปด้านบนแสดง คงเหลือ, รับเข้า (ช่วง), จ่ายออก (ช่วง), ปรับยอด (ช่วง)
- เลือกช่วงวันที่ "ตั้งแต่ … ถึง …" แล้วกด กรอง เพื่อดูประวัติเฉพาะช่วงนั้น
- ตารางด้านล่างแสดงรายการ movement ทุกรายการ (วันที่, เอกสารอ้างอิง, ประเภท, สาขา, รับเข้า/จ่ายออก/ปรับยอด, ยอดคงเหลือสะสม, ผู้ดำเนินการ)
- กด 🖨 พิมพ์บัตรสต็อก เพื่อพิมพ์เอกสาร หรือ ✕ ปิด เพื่อกลับไปที่ทะเบียนวัสดุ